Profil
Depuis 46 ans, Monetary Answer Advisors a prospéré en tant que société boutique à Jacksonville, en Floride, fondée sur une experience approfondie et de solides relations avec ses purchasers. Avec six associés fiscaux, chacun spécialisé dans un domaine différent, le cupboard offre un service sur mesure à ses purchasers aux États-Unis et à l’étranger.
Mais comme le constatait la PDG Shelly Lingor, la complexité opérationnelle les freinait. L’équipe devait jongler avec cinq systèmes déconnectés, perdre des heures en tâches administratives et avoir du mal à collaborer entre les bureaux. Shelly savait que l’entreprise était prête pour un changement.
En octobre 2024, ils ont commencé à mettre en œuvre Cover. En janvier 2025, ils étaient en direct.
Juste à temps pour la saison des impôts.
De l’éparpillé au silo
Avant de passer à Cover, Monetary Answer Advisors jonglait avec plus de 5 logiciels qui ne communiquaient pas entre eux, ce qui créait des inefficacités dans toutes les équipes.
“Nous utilisions plusieurs logiciels différents et c’était un peu le problème automobile aucun d’entre eux ne parlait vraiment entre eux. – Shelly Lingor, PDG
En centralisant tout dans Cover, ils ont pu éliminer le chaos lié à la jonglerie entre les connexions, la recherche de données et la mise en place de processus qui n’avaient jamais été conçus pour fonctionner parfaitement en tandem.
En plus d’économiser de l’argent avec moins d’abonnements, les conseillers en options financières disposent désormais d’un système entièrement intégré où facturation, gestion des paperwork, traitement des paiements, rapports, et communication avec les purchasers tous passent par un seul endroit.
Pour une entreprise de plus de 30 employés, disposer d’un système distinctive qui relie les factors est essentiel.
Un portail que les purchasers (et le personnel) adorent
Malgré l’utilisation d’une pile technologique contenant cinq logiciels différents, Monetary Answer Advisors ne disposait pas d’un véritable portail consumer. La pile technologique offrait une mosaïque d’outils pour gérer la livraison de paperwork et les signatures électroniques.
Avec Cover, ils ont consolidé toutes ces fonctions et ont acquis une portail consumer où les purchasers peuvent consulter des paperwork, signer des formulaires, effectuer des paiements et généralement rester à jour au même endroit.
En interne, l’équipe Monetary Answer Advisors a déployé de grands efforts pour encourager l’adoption par les purchasers, et cela a porté ses fruits. Alors que certains purchasers de la vieille école préfèrent les anciennes méthodes, la majorité des purchasers les ont adoptées. Le portail a considérablement amélioré la communication avec les purchasers et les délais de traitement des paperwork.
“C’est incroyable ! Il vous suffit de cliquer sur le portail consumer et tout ce dont vous avez besoin se trouve là. Honnêtement, il est difficile de choisir une seule fonctionnalité automobile nous aimons tellement de choses. La façon dont nos équipes peuvent collaborer au sein de Cover a été énorme pour nous, en particulier lorsque plusieurs départements travaillent ensemble. Tout cela nous a facilité la vie. J’aime vraiment Cover.” – Shelly Lingor, PDG
Des informations qui permettent à l’entreprise d’aller de l’avant
Depuis janvier 2025, l’équipe de course de Monetary Answer Advisors s’appuie sur Aperçu de la canopée pour suivre la réalisation, la cost de travail et la productivité en temps réel, le tout à partir d’un seul endroit.
L’équipe Monetary Answer Advisors souhaitait que des rapports personnalisés reflètent le fonctionnement réel de l’entreprise, et lorsque la configuration par défaut ne répondait pas à ses besoins, l’équipe Cover a créé une answer sur mesure.
“Vous avez je dois avoir les idées. C’est là que vous pouvez voir ce qui se fait, qui le fait. C’est là que se trouve l’argent. -Shelly Lingor, PDG
Avec des données enfin centralisé et accessible, il est plus facile que jamais de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides qui conduisent au succès.
Paiements simples avec Cover
Avant de passer à Cover, les conseillers en options financières s’appuyaient sur plusieurs systèmes déconnectés pour la facturation, les paiements et la communication avec les purchasers. Les paiements par carte de crédit étaient traités séparément et le rapprochement des factures impliquait souvent de passer d’un outil à l’autre.
Lorsque l’entreprise s’est regroupée dans Cover, tout a été transféré sous un même toit, y compris paiements. Lingor et son équipe ont immédiatement remarqué l’influence.
En permettant les paiements en ligne directement by way of le portail consumer de Cover, les purchasers peuvent désormais régler leurs factures en quelques clics. Le processus était intuitif et sécurisé, ce qui était idéal pour leurs purchasers consultants en technologie et traditionnels.
Les résultats:
Les paiements sont traités instantanément by way of Cover au lieu d’un suivi manuel. Les frais de carte de crédit sont répercutés sur les purchasers, éliminant ainsi un centre de coûts majeur. Les choices ACH sont disponibles pour les purchasers qui préfèrent une méthode sans frais.
“Cela a absolument accéléré les paiements et nous a permis d’économiser de l’argent. Nos économies cette année vont être très, très importantes – et cela seul suffira à financer Cover lui-même.” – Shelly Lingor, PDG
Ils sont allés en direct en janvier. L’équipe Cover les soutenait.
Lorsque Monetary Answer Advisors a décidé de transférer l’ensemble de son entreprise vers Cover, le timing n’aurait pas pu être plus délicat. Leur mise en œuvre a commencé en octobre et a été mise en service le 15 janvier, juste au début de la saison des impôts.
La plupart des entreprises auraient retardé le déploiement. Shelly Lingor, cependant, voyait les choses différemment.
Même à l’approche de la saison des impôts, la transition s’est déroulée en douceur grâce à Les équipes de mise en œuvre et de help de Cover. L’entreprise a obtenu :
Intégration pratique par les spécialistes de Cover
Configuration de flux de travail personnalisée en fonction de leurs opérations existantes
Chat en direct et help humaine avec « Penny », l’assistant intégré à l’utility de Cover, qui devient l’un des favoris de l’équipe.
Suivi proactif et transparence sur tout ticket de help ouvert
“J’ai fait des formations individuelles, des formations en groupe, et a encouragé tout le monde à utiliser Penny, le chatbot. S’ils n’obtenaient pas de réponse immédiate, Cover les connectait à une personne réelle qui restait sur le sujet jusqu’à ce que le problème soit résolu. – Shelly Lingor, PDG
Malgré l’intensité de la saison des impôts, l’équipe du cupboard rapidement adapté. Des champions internes ont été désignés dans chaque département et des réunions d’examen d’après-saison étaient déjà programmées pour optimiser davantage les flux de travail.
Nouveau système. Saison chargée. Aucun problème.
Déployer un tout nouveau système pendant la haute saison fiscale semble risqué. Mais pour Shelly Lingor et son équipe, lancer Cover en janvier n’était pas un pari, c’était un tournant.
Depuis le passage à Cover, Monetary Answer Advisors a regroupé cinq plates-formes en une seule, réduit les tâches administratives, amélioré la réactivité des purchasers et obtenu une visibilité en temps réel entre les équipes. Les paiements sont plus rapides. La collaboration est plus fluide. Et l’entreprise est désormais mieux équipée pour évoluer sans ajouter de stress.
Pour Shelly, tout se résume à choisir les bons outils et le bon second pour franchir le pas.
« Honnêtement, il est difficile de choisir une seule fonctionnalité préférée. Tout dans Cover nous a rendu la vie plus facile. » – Shelly Lingor, PDG
