Si vous considérez les radiations des cupboards d’avocats comme un coût inévitable pour faire des affaires, vous passez à côté d’un diagnostic financier essential sur les sources réelles de fuites d’argent de votre cupboard.
Le mois dernier, j’ai consulté les livres comptables d’un cupboard d’avocats et j’ai trouvé 47 000 $ de pertes. Pas plus d’un an. Un quart. Lorsque j’en ai parlé à l’avocat, il a haussé les épaules. « Coût de faire des affaires. »
Ce n’est pas le cas. Ces 47 000 $ constituent un diagnostic.
La plupart des avocats connaissent le whole de leurs radiations. Ce qu’ils ne savent pas, c’est pourquoi ces radiations ont eu lieu. Ils les traitent comme le temps : certaines années sont pluvieuses, d’autres non. Mais les radiations ne sont pas aléatoires : ce sont des signaux financiers. Et si vous ne les lisez pas, vous n’aurez pas l’picture la plus claire que vous puissiez avoir des factors faibles de votre pratique.
Arrêtez de trier par consumer, commencez à trier par trigger
Voici ce que je fais avec chaque nouveau consumer d’un cupboard d’avocats : je récupère leurs radiations de l’année écoulée – pas le whole, les postes réels – et je les classe par trigger plutôt que par consumer ou par affaire.
Les modèles sont presque toujours les mêmes.
Vos radiations se répartissent probablement en quatre catégories :
Portez le fluage que vous avez mangé. Le consumer a appelé avec « une query rapide » qui a duré trois heures. Vous ne l’avez pas facturé parce que vous n’avez jamais fixé d’attentes à l’avance. Alors vous l’avez absorbé, vous vous êtes dit que c’était un bon service consumer et vous êtes passé à autre selected. Multipliez cela par 20 shoppers et vous obtenez un vrai nombre.
Factures périmées. Vous avez facturé quatre mois après la fin des travaux. Le consumer a repoussé – peut-être même pas si fort – et vous avez cédé. Voici le problème avec les anciennes factures : au bout de 90 jours, vous ne les encaissez plus. Vous demandez une faveur.
Évaluez l’inconfort. Celui-ci est sournois. Vous avez regardé la facture avant de l’envoyer, avez pensé « c’est trop » et l’avez réduite avant que quiconque ne vous le demande. Le consumer ne s’est jamais plaint. Vous n’avez tout simplement pas cru à votre propre numéro.
Des factures surprises. Le consumer a été choqué par le whole. Non pas parce que c’était mal, mais parce que vous ne leur avez jamais dit à quoi s’attendre. Maintenant, vous l’écrivez pour sauver la relation. C’est peut-être la bonne décision. C’est toujours un symptôme.
Une fois triés par trigger, les radiations cessent de ressembler à de la malchance. Ils commencent à ressembler à une liste de choses à faire.
Ce que votre RA vieillissante vous dit réellement
Voici un modèle connexe : les comptes shoppers durent plus de 90 jours. Je vois des entreprises avec 150 000 $, 200 000 $ en AR qu’elles ne percevront jamais. Ils traitent cela comme un problème de comptabilité.
Ce n’est pas un problème de comptabilité ou de logiciel. C’est un problème de relation consumer qui porte un costume de comptable.
L’ancien AR signifie l’une des trois choses suivantes :
Le consumer est mécontent et ne vous l’a pas dit. Ils ont reçu la facture, n’ont pas aimé quelque selected et au lieu d’appeler pour se plaindre, ils ont simplement arrêté de payer. Cette facture est toujours là parce que personne de votre côté n’a décroché le téléphone.
Votre facturation est trop lente. Les travaux de février sont facturés en avril. À ce moment-là, le consumer a mentalement clos ce chapitre. Le projet de loi ressemble à une embuscade.
Personne ne possède de collections. Aucun suivi à 30 jours. Pas d’appel à 60 ans. La facture vieillit automobile c’est le problème de tout le monde et donc de personne.
Vous ne pouvez pas résoudre un problème relationnel avec un meilleur logiciel de comptabilité.
La radiation qui n’atteint jamais vos livres
Il existe un autre modèle, et c’est le plus difficile à détecter automobile il n’apparaît dans aucun rapport.
C’est la radiation que vous effectuez avant d’envoyer la facture.
Vous regardez les entrées de temps. Trois heures de rédaction, deux heures de révision, une heure d’appel. Vous pensez : « C’est trop pour cette affaire. » Donc vous arrêtez deux heures avant que la facture ne soit envoyée.
Personne ne vous l’a demandé. Le consumer ne s’est pas plaint. Vous venez de décider que votre temps ne valait pas ce que vous avez enregistré.
Cela arrive constamment. Je le comprends en comparant les rapports de chronométrage aux factures réelles. L’écart entre « travaillé » et « facturé » correspond à l’argent que vous avez gagné et donné avant que quiconque ait la possibilité de s’y opposer.
Parfois, il y a une raison : vous avez fait des erreurs, le travail a pris plus de temps que prévu. Mais la plupart du temps ? Vous ne croyez pas vos tarifs. Vous pensez que vous êtes trop cher. Vous effectuez donc une pré-remise, puis vous vous demandez pourquoi les calculs ne fonctionnent pas à la fin de l’année.
Certains domaines de pratique saignent plus que d’autres
Tous les domaines de pratique n’ont pas des marges égales, et si vous n’effectuez pas le suivi de la rentabilité par domaine de pratique (rentabilité réelle, radiations incluses), vous devinez.
L’immigration et le droit de la famille ont les taux de radiation les plus élevés parmi ma clientèle. Non pas parce que le travail vaut moins. Parce que le modèle de facturation va à l’encontre de la réalité du travail, vous fixez un tarif forfaitaire avant de comprendre dans quoi vous vous engagez. La portée s’élargit parce que les questions juridiques personnelles sont compliquées. Le consumer ne peut pas payer ce que vaut réellement le travail. Et vous absorbez la différence parce que l’various est une dialog difficile que vous ne voulez pas avoir.
La planification successorale sur des honoraires forfaitaires a tendance à conserver des marges. Le travail est prévisible, les livrables sont clairs et la portée n’explose pas en cours de route.
Si vous ne savez pas lequel de vos domaines de pratique saigne, vous subventionnez de mauvaises affaires par de bonnes.
Remark un cupboard d’avocats a géré les radiations
Un de mes shoppers a suivi les radiations par motif pendant six mois. Les résultats n’étaient pas jolis. Plus de 60 % de leurs radiations provenaient de deux sources : des factures envoyées plus de 45 jours après l’exécution des travaux et des modifications de portée sans accord d’honoraires mis à jour.
Ils ont corrigé les deux en :
Facturation toutes les deux semaines. Ajout d’une ligne à leur lettre de mission indiquant : « Les travaux supplémentaires en dehors de cette portée seront facturés séparément après approbation écrite. »
Les radiations ont chuté de 40 % en un trimestre. Mêmes shoppers. Mêmes avocats. Même travail. Différents systèmes.
Trouvez votre fuite de 47 000 $
Retirez vos radiations de l’année dernière. Pas le whole – les éléments de campagne.
Pour chacun d’entre eux, demandez : Que s’est-il réellement passé ici ? N’acceptez pas « le consumer s’est plaint » comme réponse. C’est le symptôme, pas la trigger. La facture était-elle une shock ? Avez-vous attendu trop longtemps ? Avez-vous sous-estimé et espéré ? Avez-vous réduit avant que quelqu’un vous le demande ?
Gardez une liste. Après un mois, vous verrez vos modèles. Une entreprise avec laquelle je travaille a radié 15 000 $ l’année dernière parce que le même associé oubliait constamment de faire signer les lettres de mission avant de commencer à travailler. Ce n’est pas un problème de facturation. C’est un problème de processus d’admission.
Les radiations ne sont pas de la paperasse. Ce sont des signaux financiers. Ils vous disent exactement où votre cupboard d’avocats perd de l’argent. Vous pouvez continuer à les ignorer comme étant le coût de vos affaires, ou vous pouvez commencer à y prêter consideration. Sans shock, 47 000 $ attirent beaucoup d’consideration.
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