Pourquoi l’ajout de logiciels supplémentaires ne résoudra pas votre entreprise

Pourquoi l’ajout de logiciels supplémentaires ne résoudra pas votre entreprise

La plupart des propriétaires de cupboards d’avocats résolvent le mauvais problème.

Ils pensent qu’ils ont besoin d’une meilleure technologie.

Ce dont ils ont réellement besoin, ce sont des systèmes fonctionnels.

Après avoir dirigé Lawyerist Lab et travaillé avec des centaines de propriétaires de petits cupboards d’avocats, je constate constamment ce schéma : les cupboards achètent des logiciels pour résoudre des problèmes que les logiciels ne peuvent pas résoudre.

Un nouveau système de gestion de cupboard. Un portail shopper. Un outil d’admission. Automatisation des paperwork.

Et six mois plus tard ? Même chaos. Juste avec plus d’abonnements mensuels.

Voici ce qui se passe réellement : vous essayez d’automatiser des flux de travail qui n’existent pas encore.

Vous ne pouvez pas résoudre techniquement un problème de système. Vous ne pouvez automatiser le chaos que plus rapidement.

À qui s’adresse-t-il (et à qui ce n’est pas)

Ceci s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui :

Sont fatigués d’être le goulot d’étranglement dans chaque flux de travail Veulent que leur équipe exécute des tâches cohérentes sans surveillance constante Sont prêts à effectuer le travail peu glorieux de development d’infrastructure Comprendre que les systèmes nécessitent de la self-discipline, pas seulement de la documentation

Ceci ne s’adresse pas aux propriétaires d’entreprise qui :

Pensent qu’il existe une answer logicielle à chaque problème. Veulent des options rapides sans effectuer le travail de processus. S’attendent à ce que leur équipe découvre les systèmes par elle-même. Ne sont pas disposés à appliquer ce qu’ils construisent.

Si vous recherchez une recommandation method, ce n’est pas celle-là.

Si vous êtes prêt à créer l’infrastructure qui rendra la technologie réellement utile, poursuivez votre lecture.

Pourquoi les cupboards d’avocats continuent d’acheter des logiciels qui ne résolvent rien

Voici le cycle :

Quelque selected se brise. L’intégration des purchasers est incohérente. La communication passe entre les mailles du filet. Des paperwork disparaissent.

Alors vous pensez : « Il doit y avoir un outil pour cela. »

Vous faites des recherches. Vous faites une démo. Vous achetez.

Vous le mettez en œuvre… en quelque sorte. Votre équipe l’adopte… de manière incohérente.

Six mois plus tard, vous retrouvez le même problème. Juste avec un autre outil que vous n’utilisez pas pleinement.

Ce n’est pas un échec technologique. C’est une panne du système.

L’outil ne peut pas créer un processus qui n’existe pas. Il ne peut en supporter qu’un seul.

Et la plupart des entreprises tentent de faire en sorte que les logiciels réfléchissent comme ils ne l’ont pas encore fait.

Que sont réellement les systèmes (et pourquoi la documentation ne suffit pas)

La plupart des entreprises pensent qu’elles disposent de systèmes parce qu’elles disposent :

Un processus « que nous suivons habituellement »

Ce n’est pas un système.

Un système produit des résultats cohérents, quelle que soit la personne qui l’exécute.

Si votre apport ne fonctionne que lorsque vous le gérez personnellement, ce n’est pas un système. C’est toi.

Si la communication shopper est excellente avec un membre de l’équipe mais s’effondre avec un autre, ce n’est pas un système. C’est la dépendance.

Si votre équipe demande « remark puis-je procéder ? » pour les conditions qui surviennent chaque semaine, vous n’avez pas de système. Vous avez le chaos avec la documentation.

Les vrais systèmes signifient :

Toute personne formée peut l’exécuter et obtenir le même résultat. Le résultat est cohérent à chaque fois. Il s’exécute sans votre intervention constante.

La plupart des entreprises disposent de fragments de processus. Ils n’ont pas de systèmes.

Les entreprises partent à rebours.

“Nous avons besoin d’une meilleure communication avec les purchasers, alors créons un portail shopper.”

Mais ils n’ont jamais défini :

Ce que les purchasers doivent réellement savoir et quand Que se passe-t-il lorsque quelqu’un lâche le ballon Qui est responsable de la communication à chaque étape À quoi ressemble une « bonne » communication

Alors ils achètent le portail. Il est vide. Ou est utilisé de manière incohérente. Ou devient un autre endroit où les choses passent entre les mailles du filet.

Le problème ne venait pas du manque de technologie. Le problème était un processus manquant.

Voici l’ordre qui fonctionne réellement :

1. Définissez ce que vous essayez d’accomplir

Pas « une meilleure communication ». C’est trop imprecise.

Résultats spécifiques :

Chaque shopper connaît l’état de son file dans les 48 heures suivant une étape importante. Aucun shopper n’a besoin de demander des mises à jour. Chaque level de transition est documenté et communiqué.

Si vous ne pouvez pas articuler le résultat precise, vous ne pouvez pas construire un système.

2. Cartographiez le processus qui vous y mène

Qui fait quoi, quand et qu’est-ce qui déclenche l’motion suivante.

Pas « quelqu’un s’occupe de ça » ou « nous faisons habituellement X ».

Étapes documentées :

Un jalon arrive ? La personne désignée documente le résultat ? Notification shopper envoyée dans les 24 heures ? Mettre à jour le système connecté

Aucune ambiguïté. Pas de « comprends-le ».

3. Testez-le sans technologie

Exécutez d’abord le processus manuellement.

Feuilles de calcul. Listes de contrôle papier. C’est le plus easy.

Trouvez où ça casse. Réparez les lacunes. Affinez-le.

La plupart des entreprises sautent cette étape. Ils veulent que le logiciel résolve des problèmes qu’ils n’ont pas encore diagnostiqués.

Ce ne sera pas le cas.

4. Ensuite seulement, choisissez l’outil

Vous savez maintenant ce dont vous avez réellement besoin.

Ce n’est pas ce que promettait la démo commerciale. Pas ce qui semble impressionnant.

Ce dont VOTRE système a besoin.

Et voici ce qui change : vous avez besoin de bien moins que vous ne le pensez.

Parce que vous n’achetez pas de logiciel pour « gérer la communication ».

Vous recherchez un outil qui prend en cost le processus spécifique et documenté que vous avez déjà construit.

Pourquoi la development du système n’est que la première étape

Voici ce que la plupart des entreprises ne comprennent pas :

Construire un système représente environ 30 % du travail.

Les 70 % restants sont :

Former votre équipe à l’utiliser Faire en sorte qu’elle l’utilise réellement Attraper quand elle ne le fait pas Itérer quand elle tombe en panne Tenir les gens responsables lorsqu’ils sautent des étapes

Vous pouvez documenter le système parfait. Si votre équipe ne le swimsuit pas, il n’existe pas.

Le déploiement signifie la formation

Pas « voici le nouveau processus, découvrez-le ».

Une vraie formation :

Parcourez-le étape par étape Montrez-leur où se trouvent les choses Laissez-les s’entraîner pendant que vous regardez Expliquez pourquoi c’est vital (pas seulement quoi faire) Répondez aux questions jusqu’à ce que ce soit clair

La plupart des entreprises documentent et supposent que cela suffit.

Ce n’est pas le cas.

L’software signifie la responsabilité

Quelqu’un doit vérifier que le système est respecté.

Pas d’espoir. Ne présumez pas.

Vérifier.

Hebdomadaire:

Chaque nouveau shopper a-t-il été intégré ? Toutes les étapes ont-elles été complétées ? Certains sont-ils passés entre les mailles du filet ?

Quand quelque selected se brise, vous y résolvez immédiatement. Pas plus tard. Pas « la prochaine fois ».

L’itération signifie une amélioration

Aucun système n’est parfait dès le premier jour.

Vous le déployez. Vous trouvez des lacunes. Vous les réparez.

Une étape prend plus de temps que prévu ? Ajuster.

Les membres de l’équipe sautent une partie ? Découvrez pourquoi et résolvez le problème réel.

Les purchasers sont confus à propos de quelque selected ? Clarifiez-le.

Les systèmes sont des infrastructures vivantes. Pas « réglez-le et oubliez-le ».

Les entreprises qui construisent de bons systèmes les revisitent tous les trimestres. Ils demandent :

Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui ne va pas ? Qu’est-ce qui a changé et nécessite une mise à jour ?

Les entreprises en difficulté ? Ils construisent une fois et n’y touchent plus jamais.

Ensuite je me demande pourquoi il a cessé de fonctionner.

La véritable lacune des systèmes dans les cupboards d’avocats

Vous n’avez pas de problème technologique.

Vous avez un problème d’infrastructure.

Vos flux de travail ne sont pas conçus. Vos processus ne sont pas documentés. Votre équipe n’est pas formée. Vos systèmes ne sont pas appliqués.

Et vous essayez de résoudre tout cela en achetant un logiciel.

Ça ne marche pas.

Le logiciel ne crée pas de cohérence. Le processus le fait.

Le logiciel n’élimine pas la confusion. La clarté oui.

Les logiciels ne renforcent pas les capacités. Les systèmes le font.

Les entreprises qui évoluent ne sont pas celles qui disposent de la meilleure pile technologique.

Ce sont eux qui disposent de systèmes disciplinés qui sont réellement suivis.

Remark diagnostiquer où vos systèmes sont cassés

Posez cette query à propos de chaque flux de travail principal :

« Quelqu’un d’autre dans mon équipe peut-il exécuter cela et obtenir le même résultat que moi ?

Si la réponse est non, vous n’avez pas de système. Vous avez vous-même.

Exécutez ceci pour :

Accueil et intégration des purchasers Livraison des dossiers et gestion des dossiers Communication tout au lengthy de la mission Facturation et recouvrement Manufacturing de paperwork

Pour chacun, demandez :

Est-ce suffisamment documenté pour que toute personne formée puisse le faire ? Devons-nous réellement former les gens ou supposer qu’ils s’en rendront compte ? Devons-nous le revoir et l’améliorer, ou l’ignorer une fois qu’il est « terminé » ? Devons-nous l’appliquer ou laisser les gens faire ce qu’ils veulent ?

Les lacunes vous coûtent en capacité, en cohérence et probablement en purchasers.