Profil
Le cupboard comptable Options Group, un cupboard comptable basé en Floride, a subi un changement pivot lorsque la nouvelle course a pris le relais en mai 2024.
Visant à évoluer et à solidifier leur rôle en tant que guichet distinctive pour les companies financiers, la nouvelle équipe de course a reconnu cette canopée – déjà utilisée dans l’entreprise – avait un potentiel inexploité qui pourrait être exploité pour soutenir leur imaginative and prescient plus massive.
Bénéficiant de plus de 2 200 purchasers et d’une main-d’œuvre en pleine growth de 50 employés (avec des plans pour doubler ce chiffre dans les deux ans), le cupboard comptable des Options Group (SGAF) est fier de fournir des options financières avant-gardistes qui aident les purchasers à optimiser stratégique leurs activités.
En appuyant dans la suite complète des fonctionnalités de Cover et en personnalisant les workflows, SGAF a réduit les inefficacités en consolidant plusieurs outils en une seule plate-forme, améliorant la communication du consumer par le biais de la messagerie intégrée et des demandes des purchasers, a simplifié leur processus de paiement avec Paiements de la canopéeet préparé à la croissance en organisant des flux de travail qui ont permis d’embarquer rapidement et d’évolutivité.
Problème
Lorsque la nouvelle course est montée à bord en 2024, Options Group comptoriner le cupboard de comptabilité a opposé à la croissance ambitieuse. Bien que cette course audacieuse ait apporté des opportunités passionnantes, elle a également introduit des douleurs croissantes et découvert les inefficacités. Alors que l’équipe travaillait rapidement, ils ont rencontré plusieurs défis.
Systèmes de paiement multiples
Lorsque le directeur financier Ryan Medico a rejoint SGAF, l’un des premiers problèmes importants qu’il a rencontrés a été le gâchis enchevêtré des systèmes de paiement en place.
L’entreprise jonglait avec cinq processeurs marchands différents. Le résultat a été un système de facturation fracturé qui a créé une confusion inutile pour l’équipe et leurs purchasers.
Cette configuration de patchwork a rendu presque inconceivable de calculer les taux de réalisation ou de comprendre la rentabilité au niveau du consumer. Sans système centralisé, l’équipe financière volait aveugle en ce qui concerne les informations sur les flux de trésorerie.
Processus manuels
Alors que l’entreprise cherchait à évoluer, Ryan et le reste de l’équipe de course ont reconnu que leur équipe était forcée de passer du temps sur les tâches administratives, et cela les laissait sans assez de temps pour faire un travail significatif.
Soutenir un personnel de plus de 50 ans tout en offrant plusieurs companies, y compris la comptabilité et le conseil fiscal, est devenu de plus en plus difficile sans une resolution intégrée rationalisée.
Avec une clientèle croissante et prévoit d’étendre son effectif d’employés, SGAF devait mettre en place un système évolutif pour répondre aux besoins futurs.
Manquer une utilisation complète de la pile technologique
Le cupboard comptable du groupe Options utilisait une canopée depuis 2022, mais ne faisait que gratter la floor de ce que la plate-forme pouvait faire. Lorsque la nouvelle équipe de course est montée à bord, elle a rapidement découvert que l’entreprise comptait sur une pile technologique surpassée et payait plusieurs outils logiciels déconnectés, dont beaucoup se chevauchaient dans des fonctionnalités ou n’étaient tout simplement pas utilisés à leur plein potentiel.
Cette configuration fragmentée a créé des inefficacités opérationnelles sur plusieurs fronts. Les employés ont été contraints de basculer entre divers systèmes pour des tâches telles que la communication des purchasers, le partage de paperwork, la facturation et le suivi des tâches, ce qui a ajouté une complexité inutile à leurs flux de travail quotidiens.
Les purchasers ont également été confus par l’expérience décousue, recevant des factures et des lettres d’engagement à travers différentes plateformes et devoir retrouver des informations qui auraient pu être facilement centralisées.
Answer
Alors que le cupboard comptable des groupes Options utilisait Cover depuis 2022, avec de nouveaux objectifs de gestion et agressifs, ils ont entièrement mis en œuvre toutes les fonctionnalités de la canopée à partir de 2024. Ce faisant, ils ont pu consolider leurs processus et autonomiser leur équipe.
Voici remark Cover est devenu la resolution tout-en-un qui a transformé SGAF:
Paiements rationalisés
L’une des principales priorités de l’équipe a été la révision de l’infrastructure de paiement décousue de l’entreprise. Avec cinq processeurs de paiement différents en jeu, la facturation était devenue inutilement complexe et sujette aux erreurs. Pour résoudre ce problème, ils ont consolidé toutes les opérations de facturation et de paiement dans un seul système unifié en utilisant Baldaquin.
La centralisation de leurs processus de paiement à Cover a donné à SGAF une picture plus claire de sa santé financière et a éliminé la confusion causée par la gestion des transactions sur plusieurs plateformes.
Désormais, tous les dépôts et comptes débiteurs sont suivis en un seul endroit, ce qui facilite la surveillance de l’équipe financière de surveiller les flux de trésorerie et de réduire les retards dans les collections.
Automatisation complète du workflow
SGAF a pleinement profité de la personnalisation de Cover flux de travail. En créant des modèles adaptés à leurs companies uniques, l’entreprise pourrait intégrer de manière transparente les processus entre les départements.
«Avec Cover, nous aimons vraiment nos automatisations personnalisées. Nous avons construit des modèles pour tous nos différents companies. Lorsque des choses spécifiques sont terminées dans un projet, il se ferme et passe à notre équipe de facturation pour créer une facture, qui est envoyée à notre équipe fiscale pour commencer à préparer sa déclaration de revenus maintenant que le projet de comptabilité est terminé.»
Help et adaptabilité sur mesure
Avec une équipe croissante et une clientèle diversifiée couvrant des industries comme la development, l’immobilier, les soins de santé et le commerce électronique, la comptabilité des groupes de options avait besoin de plus d’une plate-forme distinctive. Ils avaient besoin d’une resolution qui pourrait se fléchir autour de leurs offres de companies uniques et de leurs processus internes, et ils ont constaté que l’adaptabilité dans la canopée.
Dès le début, SGAF s’est engagé directement avec le Équipe de canopée pour personnaliser leurs workflows. Plutôt que de s’appuyer sur des réponses en preserve ou des liens FAQ, l’équipe de la canopée a fourni un soutien et des conseils en temps réel, ce qui rend le processus de mise en œuvre très collaboratif.
«L’une des choses que nous aimons dans Cover est que chaque fois que nous avons des questions, nous sommes pointés dans la bonne course. Et ce n’est pas seulement une réponse automatique par e-mail, avec un lien vers la part FAQ du web site Internet. C’est un help personnalisé qui nous a aidés à composer nos flux de travail.» – Ryan Medico, cupboard comptable des groupes de options
Résultats
En adoptant pleinement la canopée, SGAF a rationalisé les opérations, les systèmes de paiement consolidés et l’efficacité de l’équipe améliorée.
L’entreprise a acquis des informations financières plus claires, a fait gagner du temps et a amélioré l’expérience consumer, qui les a positionnés pour une croissance évolutive et à lengthy terme.
Gestion de la pratique tout-en-un pour une entreprise à guichet distinctive
Depuis l’adoption pleinement de la canopée comme resolution de gestion de la pratique tout-en-un, SGAF a pu transformer le fonctionnement de leur entreprise, en interne et en externe.
En consolidant cinq processeurs marchands disparates dans le système de paiement intégré de Simply Cover, ils ont rationalisé la facturation et les processus AR, réduisant les jours moyens pour collecter de 40 à 22.
Ce changement n’a pas seulement amélioré le côté des paiements. Il a débloqué des flux de trésorerie plus prévisibles et a permis à l’équipe de se concentrer sur le travail à fort affect.
La centralisation des informations à Cover leur a donné les données dont ils ont besoin pour mesurer les taux de réalisation par le consumer, ce qui est essential pour une entreprise qui suggest tout, de la comptabilité et du travail de CFO fractionnaire à un conseil fiscal et à la planification de la sortie.
Du côté consumer, le passage à un Expérience de portail unifié Haa changé la donne. Les purchasers ont désormais un accès 24h / 24 et 7j / 7 aux factures, les soldes de dispositif de retenue et les lettres d’engagement, toutes à partir d’une seule plate-forme conviviale. Même les purchasers hésitants et «old-school» se sont rapidement adaptés une fois qu’ils ont réalisé la facilité d’utilisation et la visibilité dans leurs données financières.
Amélioration de l’efficacité
En centralisant la facturation, le suivi et la communication, l’entreprise a éliminé les inefficacités et a récupéré du temps pour que les employés se concentrent sur d’autres tâches.
«Avec Cover, nous avons pu libérer 25 heures par semaine pour un employé qui a auparavant manipulé les comptes comptables. – Ryan Medico, cupboard comptable des groupes de options
Cette épargne a eu un effet d’entraînement à travers l’organisation.
La récupération de ces 25 heures n’a pas eu un affect sur un seul rôle. Il a permis à l’entreprise de réaffecter des ressources pour les activités générant des revenus, d’augmenter le délai d’exécution du projet et de résoudre le backlog qui avait ralenti les opérations.
Évolutivité transparente
Avec une équipe de 50 employés et prévoit de doubler de taille au cours des deux prochaines années, SGAF avait besoin d’une plate-forme qui pourrait grandir avec eux.
La canopée a fourni les bases dont ils avaient besoin pour évoluer sans sacrifier la visibilité, l’efficacité ou l’expérience consumer. En unifiant les fonctions de base telles que la gestion des tâches, le suivi du temps, la facturation et la communication des purchasers dans un système distinctive, l’entreprise a établi des processus automatisés reproductibles qui sont cruciaux pour une croissance sturdy.
Les workflows et les automatisations personnalisés construits dans la canopée garantissent désormais que dès qu’une tâche est terminée, elle déclenche de manière transparente les prochaines étapes, telles que l’envoi du projet à l’équipe de facturation ou le lancement de la préparation d’impôts.
Ces automatisations ont éliminé les transferts manuels et permis aux équipes de rester alignées, même si les nouveaux employés se joignent et que le quantity des companies augmente. Ce sort de construction opérationnelle rend l’intégration de nouveaux employés et les companies de mise à l’échelle non seulement possibles, mais efficaces.
Alors que SGAF proceed de développer sa clientèle et d’élargir les offres de companies, la plate-forme versatile de Cover garantit qu’ils ne dépasseront pas leur système. Au lieu de cela, ils construisent une entreprise de technologie équipée pour gérer plus de purchasers, plus de complexité et plus d’opportunités.
