Les gagnants du prix du modèle de canopée 2025
Tavola Group a remporté le Cover Template Award 2025 pour avoir transformé un processus historiquement stressant (rappels d’impôts trimestriels estimés) en une expérience transparente et automatisée pour les shoppers et le personnel.
Avant de créer le modèle, l’équipe a passé des heures à suivre manuellement les délais, à envoyer des e-mails aux shoppers et à assurer le suivi des paperwork. Les tâches se résumaient souvent au fil du temps, créant du stress à tous les niveaux. Leur nouveau modèle élimine ces maux de tête en générant des tâches récurrentes, en attribuant des sous-tâches internes et en automatisant les rappels des shoppers selon un calendrier prévisible.
Leur modèle permet à l’équipe d’économiser des heures par trimestre, a éliminé les délais manqués et a considérablement amélioré la satisfaction des shoppers. Les shoppers reçoivent des rappels tous les lundis, mercredis et vendredis avant la date limite, ainsi que des directions claires sur ce qu’ils doivent envoyer. Les sous-tâches garantissent la cohérence même lorsque les membres de l’équipe changent.
Selon eux, l’objectif était de « transformer l’un des processus récurrents les plus stressants en matière de conformité fiscale en un flux de travail automatisé, fiable et convivial ».
Ils ont réussi et ont établi une nouvelle norme sur la manière dont l’automatisation peut réduire les risques, gagner du temps et renforcer la confiance des shoppers.
Profil
Tavola Group est un cupboard de planification fiscale, de comptabilité et de conseil entièrement à distance qui a connu une croissance constante au cours des cinq dernières années. Ce qui a commencé avec seulement quelques employés s’est développé pour devenir une équipe de 20 personnes offrant des companies complets de comptabilité, de préparation de déclarations de revenus et de planification fiscale proactive.
Avec une construction d’équipe versatile et collaborative, le groupe Tavola avait besoin d’une plateforme de gestion de cupboard succesful de tout rassembler au même endroit, d’améliorer la visibilité et de soutenir sa croissance proceed. Depuis qu’elle a adopté Cover il y a près de trois ans, l’entreprise a modernisé son mode de fonctionnement en automatisant les flux de travail des shoppers, en simplifiant la facturation, en rationalisant les signatures électroniques et en créant des modèles personnalisés pour garantir que chaque engagement est cohérent et efficace.
Le groupe Tavola a été nommé lauréat du Template Award 2025 de Cover pour son utilisation créative de modèles fiscaux trimestriels et son engagement envers l’amélioration proceed des processus.
Ces outils ont aidé l’équipe à gagner des heures chaque mois, à accélérer le recouvrement des paiements et à offrir une meilleure expérience globale aux shoppers et au personnel.
Les flux de travail automatisés des shoppers permettent de gagner des heures chaque mois
Étant donné la croissance si rapide du groupe Tavola, l’efficacité n’est tout simplement pas une possibility, elle est essentielle.
Avant d’adopter Cover en 2022, l’équipe passait des heures chaque mois à envoyer manuellement des e-mails aux shoppers pour obtenir des paperwork, des mises à jour et des demandes mensuelles. Chaque level de communication devait être suivi. suivi et revérifié.
Désormais, ces mêmes flux de travail s’exécutent automatiquement dans Cover. Les demandes mensuelles des shoppers sont envoyées comme sur des roulettes, sans qu’aucun e-mail manuel ne soit requis. L’automatisation ne fait pas que gagner des heures. Cela crée une tranquillité d’esprit.
En réduisant le travail administratif manuel et en standardisant la communication, l’équipe a récupéré un temps précieux pour se concentrer sur le travail shopper à plus forte valeur ajoutée, ce qui a transformé ce qui était autrefois un goulot d’étranglement majeur en l’un de ses plus grands positive factors de productivité.
Signatures électroniques + gestion de paperwork = expérience shopper fluide
Avant de passer à l’outil de signature électronique intégré de Cover, Tavola Group s’est appuyé sur une plateforme tierce pour collecter les signatures des paperwork shoppers. Le processus nécessitait le téléchargement, le téléchargement, l’enregistrement dans le file shopper et la mise à jour manuelle des enregistrements. Cela représentait beaucoup de travail supplémentaire pour l’équipe d’administration et créait une complexité inutile.
Avec la récente sortie de champs personnalisés à remplir dans la fonctionnalité de signature électronique de Cover, l’entreprise a fait le changement et a immédiatement constaté une différence. Tout, de l’envoi au stockage des paperwork signés, se déroule désormais au même endroit, et l’équipe reçoit des notifications automatiques lorsque les shoppers remplissent leurs formulaires.
« Maintenant, nous pouvons simplement configurer le modèle dans Cover, l’envoyer à partir de là, et il est automatiquement connecté au shopper et l’équipe reçoit une notification lorsqu’elle l’a terminé. » – Maria Sentic, directrice de l’exploitation
Cette amélioration a non seulement rationalisé le flux de travail interne, mais elle a également simplifié l’expérience des shoppers. Les paperwork signés sont stockés directement dans le portail shopper, avec leurs factures, demandes et autres fichiers. En centralisant l’ensemble du processus au sein de Cover, l’entreprise a éliminé les tâches en double, réduit les délais d’exécution et amélioré la visibilité entre les équipes.
Les modèles personnalisés assurent la cohérence
Les modèles ne sont pas seulement un outil utile pour ce cupboard, ils constituent un élément essentiel de la manière dont l’équipe maintient un service cohérent et efficace pour chaque shopper et chaque mission.
De l’intégration des shoppers aux estimations fiscales trimestrielles et à la préparation de fin d’année, les modèles Cover aident à standardiser les flux de travail, à réduire les efforts manuels et à prendre en cost des processus reproductibles au sein de l’équipe distante.
Un bon exemple est le processus d’estimation fiscale trimestrielle de l’entreprise. L’équipe a créé quatre modèles distincts, un pour chaque trimestre, chacun aligné sur les délais de l’IRS et adapté au calendrier des demandes d’informations. En utilisant des champs dynamiques comme « année précédente » dans les noms des tâches, les modèles sont réutilisables et générés automatiquement chaque année.
“Nous avons en fait quatre modèles. Nous en avons donc un pour chaque trimestre et ils sont tous adaptés aux dates exactes auxquelles l’IRS exige que ces paiements soient effectués et aux moments où nous sommes censés demander les informations en premier lieu. C’est donc une démarche coopérative où nous avons développé le modèle de base que nous utilisons depuis un sure temps, puis ajouté l’automatisation et l’avons divisé en quatre modèles différents. ” — James Kelly, directeur des opérations
Les modèles commencent par les variations prédéfinies de Cover, mais l’équipe les personnalise entièrement pour les adapter à leurs processus. Une fois attribué à un shopper, chaque modèle est personnalisé pour refléter les besoins, les paperwork ou les livrables de ce shopper. L’équipe met continuellement à jour les modèles avec des listes de contrôle, des demandes des shoppers et des automatisations pour les améliorer au fil du temps.
Grâce à cette construction, n’importe quel membre de l’équipe peut se lancer dans un flux de travail et reprendre là où quelqu’un d’autre s’est arrêté. Il garantit un transfert fluide, une expérience shopper cohérente et une clarté opérationnelle qui prend en cost le modèle entièrement à distance et la croissance proceed de l’entreprise.
Facturation simplifiée, paiements plus rapides
Auparavant, la facturation était un processus manuel distinct qui nécessitait plusieurs outils et trop d’étapes. Désormais, l’entreprise gère toute sa facturation directement dans Cover. Ce changement a simplifié le recouvrement des paiements et amélioré les flux de trésorerie à tous les niveaux.
Les shoppers reçoivent leurs factures by way of le même portail qu’ils utilisent déjà pour le téléchargement de paperwork, les signatures et les demandes des shoppers. Le portail étant familier et facile d’accès, il y a moins de frictions et moins de questions. Les shoppers savent où aller et l’équipe sait quand les paiements arrivent.
“Nous effectuons toute notre facturation à partir de Cover. C’est donc évidemment le guichet distinctive vers lequel les shoppers peuvent s’adresser pour consulter leurs factures et les payer, puis accéder aux paperwork, bien sûr.” — Maria Sentic, directrice de l’exploitation
L’équipe utilise également le portail comme argument de vente pour les nouveaux shoppers. Dès le départ, les shoppers sont encouragés à télécharger l’utility cell, ce qui facilite encore plus la numérisation des paperwork et le paiement des factures. La fonction d’analyse intégrée de l’utility réduit les problèmes de fichiers et les allers-retours inutiles.
En intégrant la facturation dans le même système que le reste de son flux de travail, l’entreprise a réduit les frais administratifs et rendu l’ensemble de l’expérience de paiement plus transparente. Avec moins d’outils et une visibilité plus claire, ils peuvent rester concentrés sur le travail des shoppers au lieu de courir après les acomptes.
Un partenariat qui stimule la croissance
Le succès du groupe Tavola avec Cover va bien au-delà des fonctionnalités ou des listes de contrôle. C’est le résultat d’un véritable partenariat. En tant qu’entreprise à croissance rapide et entièrement distante, elle avait besoin de plus qu’un easy outil. Ils avaient besoin d’une plate-forme succesful d’évoluer avec eux, de prendre en cost des flux de travail flexibles et de répondre activement à leurs commentaires.
C’est exactement ce qu’ils ont trouvé dans Cover.
Des demandes automatisées des shoppers aux signatures électroniques, modèles et facturation intégrés, l’équipe a reconstruit ses opérations autour de systèmes qui permettent de gagner du temps, d’éliminer le stress et de créer de la cohérence. Tout aussi essential, ils ont trouvé une équipe produit qui écoute et tient ses promesses. Cover a déployé les fonctionnalités demandées telles que des champs de signature électronique à remplir et des outils d’engagement améliorés à temps et avec intention.
En tirant parti des capacités de Cover, le groupe Tavola a transformé certaines des events de son travail les plus fastidieuses et les plus urgentes en processus rationalisés et conviviaux. Le résultat est une équipe plus productive, des shoppers plus satisfaits et une base plus solide pour une croissance future.
