Si vous dirigez un cupboard comptable qui a grandi au-delà d’une poignée de personnel, vous le savez déjà: le temps est votre inventaire. Merez-le et vous perdez de l’argent. Mal rédiger et vous laissez des bénéfices sur la desk. Vous ne le suivez pas? Vous volez aveugle. En fait, le suivi du temps manuel ou retardé peut négliger jusqu’à 20% de la journée de travail d’un professionnel.
Pourtant, beaucoup trop d’entreprises comptent toujours sur des outils génériques ou des feuilles de calcul pour suivre le temps, surtout lorsque les choses sont occupées. Cela fonctionne lorsque vous êtes petit. Mais une fois que vous passez devant une poignée d’employés, les fissures commencent à montrer et le coût des heures perdues se composent rapidement.
Si vous luttez avec ces problèmes, ce information est pour vous. Nous décomposons pourquoi le logiciel de suivi du temps de comptabilité dédié est si critique que vos échelles d’entreprise, les fonctionnalités importantes et remark comparer les choices sans se perdre dans les mauvaises herbes.
Le défi de croissance: pourquoi la gestion du temps devient plus difficile à mesure que vous évoluez
Le suivi du temps est easy lorsque vous avez une équipe de cinq ans. Mais lorsque vous avez une équipe de cinquante sur trois emplacements et cinq providers, cela nécessite un système.
Voici ce qui start à se produire à mesure que vous grandissez:
Multiplies de commutation de contexte: Un membre de l’équipe pourrait travailler avec 20 shoppers en une semaine. Le temps d’enregistrement sans perdre de détails devient plus difficile. Des heures non facturées s’accumulent: votre personnel signifie suivre le temps… mais il tombe à travers les mailles du filet. Si vous ne le connectez pas, vous ne pouvez pas le facturer. Vous n’avez pas de imaginative and prescient claire de la capacité: qui est à 80% d’utilisation? Qui est surchargé? Sans données en temps réel, vous devinez.
Qu’est-ce que le logiciel de suivi du temps comptable?
Logiciel de suivi du temps de comptabilité est un système qui aide les compagnies comptables capturer, gérer et analyser le temps dans le travail, les providers et le personnel des shoppers – avec les contrôles nécessaires pour soutenir la facturation, la conformité et la rentabilité.
Mais cela va bien au-delà d’un chronomètre numérique. Contrairement aux outils généralistes comme Harvest, True Time et la facturation pour les comptables lient chaque entrée au shopper, l’engagement, le rôle du personnel, le service, le temps budgété, le montant du greenback budgété et les résultats de facturation. Il prend également en cost les sentiers d’audit, les approbations et les rapports en qui vous pouvez faire confiance.
Voici quelques fonctionnalités spécifiques à rechercher:
Suivi facturable vs suivi non billable lié aux providers réels des providers basés sur les rôles (tout le monde n’a pas besoin de voir les données à l’échelle de l’entreprise) le shopper et le niveau de tâche Taging des journaux immuables et des sentiers d’audit des sentiers de travail sur la facturation, la facturation et les outils CRM de la facturation et les outils de CRM sont pas le temps réel V.
Pourquoi le suivi du temps est essentiel pour les cupboards comptables
Demandez à n’importe quel propriétaire d’entreprise qui a traversé une poussée de croissance – les problèmes n’apparaissent pas en même temps. Ils s’arrêtent. Quelques heures manquées ici, une facture peu claire là-bas. Avant longtemps, vous perdez de l’argent et ne pouvez pas déterminer pourquoi.
Voici ce qui se passe sans un système approprié:
Vous tarifiez des travaux à frais fixes en fonction de l’intestin. Sans données de temps, vos marges ne sont qu’une supposition. Votre personnel supérieur s’épuise. Vous ne le voyez pas avant qu’il ne soit trop tard. Les écritures apparaissent dans la facturation. Mais pas avant. Les shoppers remettent en query les factures. Et vous n’avez pas de journal clair pour expliquer le temps passé. Vous voulez grandir. Mais vous ne pouvez pas dire ce qui est rentable ou évolutif.
Caractéristiques incontournables pour les comptables
Voici la liste restreinte à rechercher lors de l’évaluation des outils de suivi du temps
⚙️ Caractéristique
💡 Pourquoi c’est essential
Intégré ou facilement intégré
Réduit les rapports à double entrée et rationalise – que ce soit intégré à votre gestion de pratique ou à l’intégration avec des outils comme QuickBooks, Xero ou FreshBooks.
Feuilles de temps et approbations automatisées
Réduire l’entrée manuelle tout en garantissant le temps examiné et approuvé rapidement pour la précision de la facturation.
Journalisation facile
Miniceaux de help, entrée manuelle et suivi adapté aux mobiles afin que le personnel puisse enregistrer le temps sans friction.
Flags facturables vs non-billables
Clairement séparé le travail des shoppers facturés des activités internes ou non billables pour protéger les marges.
Permissions basées sur les rôles et vues d’équipe
Contrôlez l’accès aux données sensibles et donnez une visibilité aux gestionnaires aux performances de l’équipe.
Processus d’examen du temps et d’approbation
Ajouter la surveillance et la responsabilité pour garantir l’exactitude avant la facture des heures.
Verrouillage des périodes
Empêchez les modifications de retour en arrière ou rétroactive pour maintenir la conformité et l’intégrité de l’audit.
Suivi de travail en cours (WIP)
Suivez les progrès contre les dispositifs de file d’attente et les engagements en cours en temps réel.
Codes de service personnalisables
Standardiser la façon dont les entrées de temps sont classées pour des rapports et une facturation cohérents.
Tableaux de bord en temps réel
Surveiller l’utilisation, la rentabilité du shopper et l’état du projet en un coup d’œil.
Exportation de données, rétention et pistes d’audit
Assurer la conformité aux enregistrements sécurisés, à l’exportation facile et aux politiques de rétention des données à lengthy terme.
Autres beaux-haves:
Planification de la capacité Équipe d’utilisation des vues Funds par rapport au suivi réel
Remark choisir le bon outil pour votre entreprise
Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous sélectionnez un outil:
Commencez par votre douleur actuelle. Il manque-t-il du temps? Facturation inexacte? Personnel brûlé? Commencez là-bas. Définissez votre finances. Les coûts peuvent varier considérablement. Assurez-vous que le ROI est clair pour la taille et le stade de croissance de votre entreprise. Correspondre à la taille et à la complexité de l’entreprise. Une entreprise de cinq personnes a des besoins différents de une entreprise de cinquante personnes à plusieurs emplacements. Vérifiez les exigences de conformité. Assurez-vous que le système prend en cost les sentiers d’audit, le verrouillage des périodes et la rétention des données. Évaluez remark cela correspond à votre pile. Recherchez quelque selected intégré, non boulonné. Pilote-le avec une petite équipe. Ne passez à l’échelle de l’entreprise le premier jour. Apprenez ce qui fonctionne, puis développez. Planifiez le déploiement, la formation et les sops. Même le meilleur outil a besoin de bonnes habitudes pour réussir.
Liste de contrôle de sélection
Utilisez cette liste de contrôle pour décider si un outil de suivi du temps est le bon ajustement pour votre entreprise:
✅ prend en cost les flux de travail d’approbation et le verrouillage des périodes✅ fournit l’historique d’audit avec des journaux immuables✅ intégrés de manière transparente à vos systèmes de comptabilité et de facturation✅ permet une entrée de temps cell et hors ligne✅ les rapports sur l’utilisation, l’escalade et la variance✅ offrent des autorisations basées sur les rôles pour la sécurité et la visibilité✅
Réflexions finales
Le suivi du temps ne résout pas tout, mais cela vous donne la visibilité pour résoudre les bonnes choses. Il vous aide à prix avec confiance, à l’épuisement professionnel avant qu’il ne se produise et à comprendre quelles events de l’entreprise sont vraiment rentables.
Lorsque vous évaluez les choices, recherchez des outils qui correspondent à vos workflows, travaillez parfaitement avec votre pile technologique et soutenez les habitudes de votre équipe.
Avec la canopée, vous obtenez la gestion de la pratique comptable avec le suivi du temps et la facturation intégrés, donc la seize de temps, la facturation et la gestion des shoppers se déroulent tous ensemble sur une seule plate-forme.
Suivez le temps et facture avec confiance avec la canopée.
