Un solde de confiance consumer négatif est facile à repérer. Mais un bilan positif peut cacher des problèmes tout aussi graves. Voici remark un rapprochement de compte en fiducie à trois révèle les erreurs cachées dans un solde positif.
Un consumer m’a appelé l’année dernière parce que son compte en fiducie était « désactivé ». Sa parole. Il ne pouvait pas expliquer remark exactement. Le bilan était positif. Rien n’était à découvert. QuickBooks a correspondu au relevé bancaire. Mais quelque selected n’allait pas et il voulait que je l’study.
Il a eu raison d’appeler. Le compte contenait 184 000 $, dont environ 31 000 $ n’appartenaient à aucun consumer actif. Certains d’entre eux remontaient à des dossiers clos huit mois plus tôt. Certains d’entre eux n’avaient aucune documentation. L’équilibre semblait bon. Le compte était en désordre.
C’est le problème des comptes en fiducie. Le chiffre en bas du relevé ne vous dit presque rien. Un compte en fiducie peut avoir un bon équilibre tout en restant non conforme. Il peut paraître sain et cacher des mois d’erreurs. Ce qui compte est de savoir si chaque greenback de ce compte peut être attribué à un consumer spécifique, dans un however spécifique, avec des paperwork le prouvant.
Pourquoi un solde bancaire n’est pas un véritable rapprochement de compte en fiducie
C’est là que la plupart des avocats se retrouvent bloqués. Ils se connectent à leur banque, voient un numéro et supposent que tout va bien. Ce numéro confirme que l’argent est là. Cela ne dit rien sur à qui il appartient.
Le solde d’un compte en fiducie est le whole des fonds de chaque consumer placés dans un compte commun. Si vous avez 12 shoppers actifs avec des honoraires, des fonds de règlement et des avances de frais, la somme de ces 12 soldes individuels devrait correspondre au nombre figurant sur votre relevé bancaire. Quand ce n’est pas le cas, vous avez un problème. Lorsque cela se produit, vous pourriez toujours avoir un problème, automobile les totaux correspondants peuvent masquer les erreurs de compensation.
J’ai vu des comptes où le solde bancaire et le solde comptable correspondaient au centime, mais un consumer avait un déficit de 3 000 $ et un autre un surplus de 3 000 $. Les totaux semblaient corrects. Le compte était fake. C’est pourquoi la barre exige un rapprochement à trois, et non un examen des relevés bancaires.
Ce que vous montre réellement une réconciliation à trois
La réconciliation à trois evaluate trois nombres :
Le solde bancaire Le solde comptable (ce que dit votre logiciel de comptabilité) Le whole du grand livre du consumer (la somme du solde fiduciaire de chaque consumer individuel)
Les trois doivent correspondre. Si l’un d’entre eux est éteint, vous devez découvrir pourquoi avant que quoi que ce soit d’autre ne se produise.
Le solde bancaire est généralement le plus easy à vérifier. Le solde comptable dépend de la query de savoir si les transactions ont été enregistrées correctement et à temps. C’est dans le whole du grand livre consumer que tout s’effondre, automobile il dépend de chaque dépôt, chaque décaissement et chaque transfert étant comptabilisés au bon consumer.
Lorsque j’effectue un rapprochement à trois pour un nouveau consumer, je trouve presque toujours des écarts.
Les divergences courantes :
Dépôts enregistrés dans les livres mais imputés au mauvais consumer. Déboursés effectués en fiducie mais jamais enregistrés. Transferts entre grands livres shoppers sans documentation. Frais bancaires facturés sur le compte en fiducie que personne n’a transférés vers le compte d’exploitation.
Aucun de ces éléments n’apparaît si vous regardez uniquement le solde whole. Ils n’apparaissent que lorsque vous effectuez un rapprochement de compte en fiducie au niveau du consumer.
Les erreurs qui se cachent dans un solde positif
Un solde de confiance consumer négatif est facile à repérer. Cela signifie que vous avez déboursé plus que ce que le consumer avait en dépôt, ce qui constitue une violation de la conformité dans toutes les juridictions. Mais un bilan positif peut cacher des problèmes tout aussi graves.
Les fonds non identifiés sont les plus courants. Argent stocké sur le compte qui ne peut être attribué à un consumer ou à un file spécifique. Parfois, il s’agit d’un acompte qui a été déposé mais qui n’a jamais été enregistré dans le système de gestion du cupboard. Parfois, il s’agit d’un remboursement d’un fournisseur. Parfois, personne ne sait de quoi il s’agit, et cela fait deux ans qu’il est là.
Les anciens soldes sur des sujets clos constituent le deuxième modèle. L’affaire a été résolue, le décaissement last a été effectué, mais 200 $ sont toujours inscrits dans le grand livre du consumer. Il s’agit peut-être de frais non gagnés qui n’ont jamais été remboursés. Il s’agit peut-être d’une avance de frais qui n’a jamais été facturée. L’avocat est parti, le consumer est parti et l’argent est resté.
Chaque État a des règles sur le kind des fonds fiduciaires non réclamés. L’exigence typique est un effort raisonnable pour les restituer, et si vous ne pouvez pas, leur remise à l’État en vertu des lois sur les biens non réclamés. Ignorer les anciens soldes ne les fait pas disparaître. Cela en fait un problème de conformité qui s’aggrave avec le temps.
Votre logiciel de comptabilité ne fait pas ce que vous pensez
QuickBooks en ligne swimsuit les débits et les crédits. C’est pour cela qu’il a été construit. Il n’a pas été conçu pour suivre les obligations fiduciaires. Il peut vous dire combien d’argent se trouve sur le compte. Il ne peut pas vous dire, sans personnalisation significative, si cet argent est correctement réparti entre les shoppers, si un consumer est dans une place négative ou si les totaux de votre grand livre correspondent à ceux de votre banque.
Un logiciel de gestion de cupboard doté de fonctionnalités de comptabilité fiduciaire intégrées se rapproche. CosmoLex, Clio Handle avec Clio Accounting, MyCase, LEAP, Tabs3 et LeanLaw (un système de facturation légale qui repose sur QuickBooks) disposent tous d’une fonctionnalité de grand livre de confiance. Mais les résultats sont aussi bons que les intrants. Si les dépôts ne sont pas attribués au bon consumer au second de la saisie, le grand livre est erroné à partir de ce moment-là. Si les décaissements sont enregistrés comme dépenses de fonctionnement plutôt que comme transactions de fiducie, le logiciel ne peut pas détecter ce qu’il ne peut pas voir.
J’ai travaillé avec des entreprises exécutant les fonctionnalités de confiance de Clio qui présentaient encore des écarts à cinq chiffres. L’outil était succesful. La saisie des données était incohérente. Le rapprochement des comptes en fiducie n’avait pas été effectué depuis des mois. Le logiciel donnait aux entreprises un fake sentiment de sécurité automobile il semblait qu’elles disposaient d’un système, et le système semblait fonctionner.
Que faire de votre compte en fiducie ce mois-ci
Exécutez le rapprochement du compte en fiducie. Pas le prochain trimestre. Ce mois-ci. Assurez-vous qu’il s’agit d’une vérification complète à trois niveaux. Comparez votre solde bancaire, votre solde comptable et la somme de chaque grand livre consumer. Si les trois correspondent, vous êtes en bonne forme. Si ce n’est pas le cas, commencez par le grand livre des shoppers, automobile c’est de là que proviennent la plupart des erreurs. Tirez une liste de chaque consumer avec un solde de confiance. Recherchez tout ce qui n’a pas de sens : dossiers clôturés avec les fonds restants, soldes qui n’ont pas bougé depuis six mois, soldes négatifs, chiffres ronds sans pièces justificatives. Chacune est une query à laquelle vous devez répondre. Vérifiez les dépôts non identifiés. Tout montant de votre compte en fiducie qui n’est pas alloué à un consumer spécifique doit être recherché et résolu. Si vous ne parvenez pas à déterminer de quoi il s’agit, parlez-en à votre comptable. Si vous n’en avez pas, c’est une bonne raison de vous en procurer un.
Si vous ne vous êtes pas réconcilié depuis plus de 60 jours, n’essayez pas de vous rattraper seul. Plus l’écart est lengthy, plus il devient difficile et plus les erreurs sont susceptibles de s’accumuler. Obtenez l’aide d’une personne qui effectue ce travail régulièrement. Un compte en fiducie propre n’est pas quelque selected que vous créez une seule fois et que vous oubliez. C’est quelque selected que vous entretenez chaque mois, automobile chaque mois, l’argent bouge.
Ce consumer avec 184 000 $ en fiducie et 31 000 $ en fonds non alloués ? Il a fallu trois semaines pour régler le problème. Deux de ces semaines ont été consacrées à la recherche des paperwork qui auraient dû être déposés au second où les transactions ont eu lieu. La troisième semaine était la réconciliation. Il a dit qu’il aurait aimé appeler plus tôt. Ils le font toujours.
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