Nous, les avocats, aimons les classeurs – nous l’avons toujours fait et le ferons toujours. Cela ne signifie pas pour autant que nous sommes coincés avec du papier. Aujourd’hui, il est certainement potential d’avoir des classeurs sous forme numérique, soit en utilisant des outils généraux, soit en utilisant un logiciel de reliure spécialement conçu. Voici mes réflexions sur les principales considérations à prendre en compte pour choisir le bon outil de reliure numérique pour votre flux de travail.
Trois choses à considérer
Les avocats doivent prendre en compte trois éléments lorsqu’ils choisissent un système de reliure numérique : les fonctionnalités, l’appareil et l’emplacement de stockage des fichiers.
Notez que je ne recommanderai pas un produit de reliure numérique spécifique, et ce pour plusieurs raisons. Tout d’abord, pour être honnête, je fabrique et vends un logiciel de reliure numérique destiné aux avocats appelé Align, je suis donc partial. Deuxièmement, cela dépend vraiment du flux de travail. Même si cela me fait mal de le dire, il n’existe pas de answer distinctive.
1. Caractéristiques du classeur numérique
Vous utilisez des classeurs, bien sûr. Prenez cependant un second et réfléchissez à ce qui est essential pour vous lorsque vous regardez vos classeurs.
Annotez-vous les paperwork ou les lisez-vous simplement ? Si vous annotez, surlignez-vous ou écrivez-vous sur les paperwork, ou les deux ? Utilisez-vous des notes autocollantes ou des drapeaux, et remark ? Qui fabrique vos classeurs : vous, un assistant ou un parajuriste ? Remark sont mises à jour vos classeurs ? Partagez-vous vos classeurs ? Remettez-vous une copie à un témoin, à l’avocat de la partie hostile ou au tribunal ? Où lisez-vous vos classeurs ? Est-ce toujours dans votre bureau, ou est-ce principalement sur la route ou chez vous dans un fauteuil confortable ?
Pendant que vous répondez à ces questions, dressez une liste des choses qui sont importantes pour vous et, tout aussi essential, de celles qui ne le sont pas. Cela vous aidera à affiner votre recherche du bon outil. Par exemple, si quelqu’un d’autre crée des classeurs pour vous, il sera essential de disposer d’un outil permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder à vos classeurs. Si vous les fabriquez vous-même, c’est moins essential.
2. Sélection de l’appareil idéal pour le flux de travail du classeur numérique
Puisque vous allez passer au numérique, demandez-vous quel est l’appareil numérique idéal sur lequel vous allez interagir avec ces classeurs. Il peut s’agir d’un appareil que vous possédez déjà ou d’un appareil qui determine sur votre liste de souhaits pour les vacances. Voici quelques considérations sur les appareils disponibles. Je les considère en trois catégories :
Ordinateur transportable. Vous en avez déjà un, donc à certains égards, c’est le choix le plus easy. Cependant, l’ergonomie des ordinateurs portables n’est pas toujours la meilleure pour lire, encore moins pour lire et prendre des notes. Beaucoup de gens (moi y compris) aiment lire avec les paperwork à plat et non à la verticale. Un ordinateur transportable n’est pas idéal pour cela, sauf si vous disposez d’un hybride ordinateur portable-tablette. Si vous en possédez un, testez la lecture et l’écriture dessus. Certaines personnes aiment cette expérience ; d’autres trouvent que les appareils sont trop lourds ou trop épais.
iPad. Cela a sa propre catégorie automobile il s’agit du gorille de comprimés de 800 livres – et pour trigger. Il est léger, a une grande autonomie de batterie, est extrêmement bien pris en cost et, avec l’Apple Pencil, offre d’excellentes choices d’écriture manuscrite. C’est également très sécurisé. Dans le même ordre d’idées, si vous travaillez dans un cupboard d’avocats avec des politiques de sécurité strictes, c’est presque certainement l’appareil qu’il prend en cost. Si vous n’avez pas encore essayé d’iPad, rendez-vous dans l’Apple Retailer ou Greatest Purchase le plus proche et vérifiez-le.
Autre. Il existe diverses autres choices de tablettes sur le marché. Il existe bien sûr des tablettes basées sur Android. Les tablettes qui ciblent spécifiquement les utilisateurs amateurs de papier, comme la reMarkable, sont également populaires. Il y a beaucoup de choses positives à dire sur ces appareils, mais il y a au moins deux choses que vous devez considérer si vous vous penchez dans cette path. Premièrement, ils ne sont pas aussi bien pris en cost que l’iPad. Je ne dis pas que cela devrait être ainsi, mais c’est un fait. Deuxièmement, vous devez tenir compte de la sécurité, en particulier lorsque vous utilisez des tablettes non Android. C’est à la fois une query de ce que le service informatique de votre cupboard d’avocats autorisera et aussi une easy query de bon sens. Que se passe-t-il si vous laissez votre tablette dans le practice avec des centaines de dossiers purchasers dessus ? Est-il facile pour quelqu’un de le déverrouiller ? Sa mémoire est-elle cryptée ?
3. Stockage de vos fichiers
La dernière selected à laquelle vous devez penser est l’endroit où se trouveront les fichiers de vos classeurs numériques. Plus précisément, la query suivante va faire une grande différence en termes de produit de reliure numérique qui vous convient : vos fichiers doivent-ils vivre a) uniquement sur l’appareil, b) sur un service de stockage cloud à utilization général, ou c) dans un système dédié ?
La réponse à cette query va considérablement modifier vos choices.
Si cela ne vous dérange pas de transférer manuellement les fichiers sur votre appareil et que vous n’avez pas besoin de pouvoir les partager facilement avec d’autres personnes ou de faire mettre à jour vos classeurs par d’autres personnes, vous aurez de nombreuses choices. Si vous devez pouvoir partager des fichiers sur plusieurs appareils ou avec des collègues, mais que vous pouvez utiliser le stockage cloud comme Dropbox, iCloud ou OneDrive, cela limitera vos choices, mais vous en aurez toujours un bon nombre. Enfin, si vos fichiers doivent être stockés dans un service de stockage de classe entreprise (c’est souvent le cas si vous travaillez dans une grande entreprise), vous constaterez que vous avez besoin d’une answer de classeur ou de paperwork ciblant spécifiquement les entreprises.
Si vous retenez une selected de cet article, c’est que vous pouvez certainement – et devriez – commencer à déplacer vos classeurs vers des codecs numériques.
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Sam Davidoff est un ancien avocat plaidant et PDG et fondateur d’Align, une answer de reliure numérique conçue pour fournir aux avocats des flux de travail sans papier.
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