Profil
Avec 30 employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires, dont une équipe d’audit en Jordanie, les CPA de Millermusmar avaient besoin d’un système qui pourrait unifier leur entreprise sans les ralentir.
Un fier membre de Bdol’entreprise avait dépassé son patchwork d’outils, y compris la pratique CS pour la gestion de projet, SafeSend pour des signatures électroniques et une plate-forme interne sur mesure pour gérer les travaux d’administration.
Malgré les enjeux élevés, ils ont choisi de mettre en œuvre une canopée pendant la saison des impôts – et ont été mis en ligne, dans tout le monde, le 1er janvier.
“Un peu courageux, un peu dangereux – mais nous l’avons fait.” – Heidi Gouger, COO
Le résultat: moins d’erreurs, une collaboration plus fluide et un centre central qui soutient à la fois le personnel et les purchasers sans le chaos.
Intégration avec intention, en plein milieu de la saison fiscale
Avec la saison des impôts qui se profile, l’équipe de Millermusmar CPAS a terminé son coupure de données la semaine de Thanksgiving et a été mis en direct avec une canopée le 1er janvier.
Mais la transition n’était pas seulement de changer d’outils; C’était l’event d’adapter et de définir les processus internes qui les avaient réussi, ainsi que de revisiter et d’éliminer les processus qui les retenaient.
Le Mise en œuvre de la canopée L’équipe les a aidés à migrer leurs données existantes et à traduire les processus actuels dans la canopée.
Entre les workflows personnalisés de Millermusmar CPA modèleset équipe de soutien réactive Ils ont pu construire une entreprise plus efficace et connectée.
Et au fur et à mesure que leurs besoins évoluent, ils ont trouvé que Cover était un partenaire agile et collaboratif, déploiant déjà des mises à jour en fonction de leurs commentaires.
Pour les CPA de Millermusmar, l’intégration pendant la saison des impôts n’était pas un revers; C’était le début d’une mise à niveau opérationnelle à l’échelle de l’entreprise.
Suivi du temps qui est réellement utilisé
Chez Millermusmar CPA, le suivi du temps n’est pas facultatif; C’est une partie essentielle de la façon dont ils dirigent leur entreprise.
Chaque membre de l’équipe enregistre du temps contre le consumer, le service, la tâche et même la sous-tâche, donnant à l’entreprise une vue détaillée de l’endroit où les heures sont passées. La canopée a rendu ce processus plus facile à gérer et plus facile à appliquer.
Avec suivi du temps construit directement dans les flux de travail quotidiensl’équipe est plus cohérente, et le management obtient les données dont ils ont besoin pour comprendre la productivité, la facturation et où les choses peuvent s’enliser. Qu’il s’agisse de facturation horaire ou de travail fixe avec des modules complémentaires, l’entreprise utilise des données temporelles pour générer des décisions plus intelligentes et une facturation plus précise.
Plus efficace et moins de choses “tombant à travers les mailles du filet”
Avant la canopée, les systèmes déconnectés et la communication dispersée ont permis aux tâches de se manquer, en particulier pendant la saison chargée.
Avec la canopée, l’entreprise a centralisé ses flux de travail et sa communication des purchasers, réduisant considérablement les taux d’erreur. Chaque tâche, commentaire et e-mail est désormais lié directement au file consumer, donc rien ne se perd ou négligé.
«Cela a fait une énorme et énorme différence pour nous – les efficacités, absolument, mais aussi le taux d’erreur. Nous avions l’habitude de dire que« cela a chuté à travers les mailles du filet que ce que nous voulions. Nous sommes passés de la gestion des projets et de la communication par e-mail à la gestion de tout dans la canopée. » – Heidi Gouger, COO
Même si quelqu’un n’était pas étiqueté dans un commentaire, il pourrait toujours voir la dialog s’il était impliqué avec le consumer. Cette visibilité partagée a éliminé les suppositions et les brouillages de dernière minute – économiser le temps, le stress et les retouches de l’équipe.
Communication améliorée, des purchasers aux collègues
Pour les CPA de Millermusmar, une communication efficace, en particulier avec les purchasers, était un level de douleur majeur. Les conversations ont été dispersées sur les fils de messagerie, les messages d’équipes et différents outils logiciels, laissant souvent les membres de l’équipe hors de la boucle.
Avec Cover, l’entreprise a centralisé toutes les interactions du consumer directement dans l’enregistrement consumer, créant une seule supply de vérité.
L’intégration des e-mails du consumer de Cover, les commentaires internes et la messagerie intégrée permettent à quiconque de l’équipe de sauter dans une dialog avec un contexte complet, aucune efficiency de boîte de réception requise. La fonction de résumé des e-mails a également changé la donne, donnant au personnel un aperçu rapide sans avoir besoin de lire les longs threads. Et lorsque les purchasers tendent la primary, la communication est enracinée dans leur file, donc rien ne se glisse à travers les mailles du filet. Le résultat? Des temps de réponse plus rapides, moins de mauvaise communication et une expérience consumer nettement meilleure.
“La communication utilisée pour se perdre dans les e-mails. Avec la canopée, tout – projets, commentaires, conversations purchasers – est au même endroit. C’est un changement de jeu. Même si quelqu’un n’est pas tagué, il peut toujours voir des mises à jour liées au consumer, donc rien ne manque.”
– Heidi Gouger, COO
Visibilité
Avant d’adopter une canopée, les CPA de Millermusmar ont lutté avec une communication cloisonnée, des outils déconnectés et une visibilité limitée entre les départements. Et ces défis sont devenus encore plus prononcés avec une équipe éloignée et hybride.
Depuis la mise en œuvre de Cover, l’entreprise a transformé la façon dont il gère le travail et collabore.
“Tout ce qui a à voir avec un consumer, que cela implique cinq employés ou deux, nous allons tous au même endroit et voyons la même selected.”
-Heidi Gouger, COO
La visibilité sur le statut du projet, les workflows interdictionnels et les progrès des tâches de l’équipe ont amélioré la responsabilité et l’efficacité, en particulier pendant la saison fiscale. Avec des sentiers d’audit clairs et un contexte partagé, les employés peuvent intervenir de manière transparente lorsque d’autres sont sortis, et les managers peuvent repérer de manière proactive les goulots d’étranglement sans creuser dans les boîtes de réception.
Construit pour la prochaine étape
Pour les CPA de Millermusmar, la canopée n’est pas seulement un outil; C’est un partenaire à lengthy terme dans la building d’une entreprise de collaboration plus efficace.
Au fur et à mesure que leurs flux de travail évoluent, leur utilisation de la plate-forme, de l’intégration de nouveaux employés, de suivi des performances et de la gestion du travail consumer complexe. Avec la visibilité, la responsabilité et la communication tous centralisés, l’entreprise a une base claire pour évoluer ce qui fonctionne et réparer ce qui ne le fait pas.
«La canopée est vraiment devenue notre supply de vérité. Si ce n’est pas dans la canopée, cela ne se produit pas.»
– Heidi Gouger, COO
